الملفات والسجلات المطلوبة من التقويم الخارجي
 |
الملفات والسجلات المطلوبة من التقويم الخارجي
قائمة الملفات والسجلات الأساسية لمدارس التعليم العام (أهلي – حكومي)
يمثل توحيد الملفات والسجلات المدرسية ركيزة أساسية في تنظيم العمل الإداري والتعليمي داخل مدارس التعليم العام، إذ يسهم في رفع كفاءة الأداء، وتسهيل المتابعة، وتوثيق الإجراءات، وضمان جاهزية المدرسة لعمليات التقويم والمراجعة الداخلية والخارجية. كما يساعد وجود قائمة موحدة وواضحة للملفات والسجلات على ضبط المسؤوليات، وتحسين جودة التنفيذ، وتعزيز الحوكمة المدرسية وفق متطلبات العمل المؤسسي.
أولًا: ملفات التخطيط المدرسي والتشغيل
تختص هذه الملفات بتنظيم أعمال التخطيط، ومتابعة تنفيذ المبادرات والبرامج، وقياس أثرها، وتطوير الأداء التشغيلي للمدرسة.1. الخطة التشغيلية
ملف يتضمن الأهداف التشغيلية للمدرسة، ومؤشرات الأداء، والمبادرات، والبرامج، والمسؤوليات، والفترات الزمنية، وآليات التنفيذ والمتابعة.
2. برامج الخطة التشغيلية المنفذة
سجل يوثق البرامج والمبادرات التي تم تنفيذها ضمن الخطة التشغيلية، مع بيان تاريخ التنفيذ، والفئة المستهدفة، والجهة المسؤولة، والشواهد، ونتائج التنفيذ.
3. المتابعة والتقويم للخطة التشغيلية
ملف يتضمن أدوات متابعة تنفيذ الخطة، ونسب الإنجاز، وتقارير التقويم المرحلية والختامية، وتحليل مؤشرات الأداء، وأوجه التحسين المقترحة.
4. تطوير الخطة التشغيلية
ملف يعنى بتوثيق إجراءات المراجعة والتحسين للخطة التشغيلية، ويتضمن نتائج التحليل، والتغذية الراجعة، والتعديلات المعتمدة، وخطط المعالجة والتطوير.
ثانيًا: ملفات التنظيم الإداري واللجان
تعنى هذه الملفات بتنظيم الهياكل الإدارية، وتوثيق أعمال اللجان، وتحديد المهام والصلاحيات داخل المدرسة.5. اللجنة الإدارية
ملف يتضمن تشكيل اللجنة الإدارية، ومحاضر اجتماعاتها، وقراراتها، وتوصياتها، وخطط متابعتها للأعمال الإدارية والتعليمية.
6. اللجان المدرسية
ملف يشمل جميع اللجان المعتمدة في المدرسة، مثل لجنة التوجيه والإرشاد، ولجنة الأمن والسلامة، ولجنة التميز، وغيرها، مع قرارات التشكيل، والمهام، ومحاضر الاجتماعات، وخطط التنفيذ.
7. التكليفات
سجل يتضمن جميع التكليفات الإدارية والتعليمية الصادرة من إدارة المدرسة، موضحًا فيها اسم المكلف، وطبيعة المهمة، وتاريخ التكليف، وآلية المتابعة.
8. الوصف الوظيفي
ملف يوضح مهام ومسؤوليات منسوبي المدرسة وفق الأدوار المعتمدة، بما يضمن وضوح الصلاحيات، وتكامل العمل، وتجنب الازدواجية في المهام.
9. الاجتماعات
سجل يوثق اجتماعات المدرسة الرسمية، ويشمل جداول الأعمال، ومحاضر الاجتماعات، والتوصيات، والقرارات، والمسؤولين عن التنفيذ، ومواعيد المتابعة.
10. أحوال الموظفين والتكاليف
ملف يتضمن بيانات الموظفين، وحالاتهم الوظيفية، والتكاليف الصادرة لهم، والتنقلات الداخلية، والتحديثات الإدارية ذات الصلة.
ثالثًا: ملفات المتابعة الإدارية والانضباط الوظيفي
تسهم هذه الملفات في ضبط الحضور والانصراف، ومتابعة الالتزام الوظيفي، وتوثيق الإجراءات المتعلقة بمنسوبي المدرسة.11. خطة متابعة السلوك الوظيفي
ملف يتضمن آليات متابعة الالتزام المهني والسلوك الوظيفي، ومؤشرات الانضباط، وإجراءات التحسين، ونماذج الرصد والمتابعة.
12. التحفيز والتكريم
سجل يوثق برامج التحفيز والتكريم لمنسوبي المدرسة والمتعلمين، مع بيان مبررات التكريم، وتاريخه، وشواهده، وأثره في تحسين الأداء.
13. سجل تعليمات وتوجيهات مدير المدرسة
سجل رسمي يدون فيه مدير المدرسة التعليمات والتوجيهات الإدارية والتعليمية، مع توثيق تاريخ التوجيه، والفئة المستهدفة، وإجراءات المتابعة.
14. سجل متابعة وكيل الشؤون التعليمية
سجل خاص بمتابعة الأعمال التعليمية اليومية، مثل متابعة أداء المعلمين، وتنفيذ الخطط الدراسية، والانضباط داخل الصفوف، ومستوى التحصيل الدراسي.
15. الغياب والتأخر
ملف يرصد حالات غياب وتأخر الموظفين، ويوثق الإجراءات النظامية المتخذة، والمبررات، ونسب الالتزام، والتقارير الدورية.
16. استئذان الموظفين
سجل يوثق طلبات استئذان الموظفين أثناء وقت الدوام، مع توضيح وقت الخروج والعودة، وسبب الاستئذان، واعتماد المسؤول المباشر.
17. الحالات الطارئة
ملف يتضمن الإجراءات المتخذة في الحالات الطارئة المرتبطة بالموظفين أو المتعلمين أو المرافق المدرسية، مع توثيق البلاغات والمعالجات.
18. ملف حصر الغياب والتأخر
ملف تحليلي يتضمن إحصاءات دورية لحالات الغياب والتأخر لدى الموظفين أو المتعلمين، مع تحديد الأنماط المتكررة، وخطط المعالجة.
رابعًا: ملفات دعم الهيئة التعليمية والتطوير المهني
تركز هذه الملفات على رفع جودة الأداء التعليمي، ودعم المعلمين، ومتابعة نموهم المهني وإنجازاتهم.19. ملف دعم وتطوير أداء الهيئة التعليمية
ملف يتضمن خطط الدعم المهني، وزيارات المتابعة، ونماذج قياس الأداء، والتوصيات التطويرية، وشواهد التحسين.
20. النمو (التطوير) المهني
ملف يوثق الدورات التدريبية، وورش العمل، ومجتمعات التعلم المهنية، والبرامج التطويرية التي يشارك فيها منسوبو المدرسة.
21. إنجاز المعلمين
ملف يتضمن إنجازات المعلمين التعليمية والمهنية، والمبادرات النوعية، والمشاركات، والشهادات، والأعمال المتميزة.
22. خطة الدرس مع خطة توزيع المنهج
ملف يضم خطط الدروس اليومية أو الأسبوعية، وخطط توزيع المنهج، ومدى توافق التنفيذ مع الخطة الزمنية المعتمدة.
23. توزيع أنصبة التدريس
سجل يوضح توزيع الحصص الدراسية على المعلمين وفق التخصصات، والمرحلة الدراسية، والجداول المعتمدة، والاحتياج الفعلي.
24. بيانات الكادر التعليمي من نظام نور
ملف يتضمن بيانات المعلمين المستخرجة من نظام نور، مثل الاسم، والتخصص، والمؤهل، والمرحلة، والنصاب، والحالة الوظيفية.
25. بيانات الكادر الإداري من نظام نور
ملف يتضمن بيانات الإداريين المستخرجة من نظام نور، ويشمل المسمى الوظيفي، ومهام العمل، والحالة الوظيفية، وبيانات التواصل الرسمية.
26. الرخص المهنية
ملف يوثق بيانات الرخص المهنية للمعلمين، وتواريخ الإصدار والانتهاء، وحالة الرخصة، وخطط المتابعة لمن لم يستكمل المتطلبات.
خامسًا: ملفات البرامج والأنشطة الطلابية
تعنى هذه الملفات بتوثيق الأنشطة والبرامج التي تسهم في تنمية شخصية المتعلم، وتعزيز مشاركته، وتنمية مهاراته.27. البرامج والأنشطة
ملف يتضمن البرامج والأنشطة المدرسية المنفذة خلال العام الدراسي، مع الخطط، والجداول الزمنية، والفئات المستهدفة، والشواهد، وقياس الأثر.
28. الأنشطة الإثرائية
ملف يوثق الأنشطة الإثرائية المقدمة للمتعلمين، وتشمل المبادرات المعرفية والمهارية والإبداعية التي تدعم تعلمهم خارج الإطار التقليدي.
29. المسابقات
سجل يتضمن المسابقات الداخلية والخارجية، وأسماء المشاركين، ومجالات المشاركة، والنتائج، والشهادات، والجوائز المحققة.
30. الموهوبين
ملف يختص بحصر المتعلمين الموهوبين، وخطط رعايتهم، وبرامج تنمية قدراتهم، ومشاركاتهم، وشواهد إنجازاتهم.
31. مجالس الحوار الطلابي
ملف يوثق تشكيل مجالس الحوار الطلابي، ومحاضر الاجتماعات، والموضوعات المطروحة، والتوصيات، وإجراءات المتابعة.
32. العمل التطوعي
ملف يتضمن المبادرات التطوعية المدرسية، وعدد المشاركين، وساعات التطوع، والجهات المستفيدة، والشواهد، وأثر المبادرات.
سادسًا: ملفات التوجيه والإرشاد والانضباط الطلابي
تهدف هذه الملفات إلى تعزيز الرعاية الطلابية، ومعالجة المشكلات السلوكية والتربوية، وتنمية السلوك الإيجابي.33. برامج التوجيه والإرشاد
ملف يتضمن الخطة الإرشادية، والبرامج الوقائية والإنمائية والعلاجية، والنشرات التوعوية، ودراسات الحالة، وشواهد التنفيذ.
34. البرامج الوقائية والعلاجية
ملف يوثق البرامج الموجهة لمعالجة الظواهر السلوكية أو التعليمية، والبرامج الوقائية للحد من المشكلات قبل حدوثها، وآليات قياس أثرها.
35. الانضباط المدرسي
ملف يرصد مستوى الانضباط المدرسي للمتعلمين، ويتضمن خطط التعزيز، ونسب الحضور، والإجراءات المتخذة للحد من الغياب والتأخر.
36. تعزيز السلوك الإيجابي
ملف يوثق المبادرات والبرامج التي تهدف إلى تعزيز القيم والسلوكيات الإيجابية، مع تحديد معايير الترشيح، وآليات التكريم، والشواهد.
37. المخالفات السلوكية
سجل يتضمن رصد المخالفات السلوكية، وتصنيفها، والإجراءات التربوية والنظامية المتخذة، وخطط المعالجة، والتواصل مع ولي الأمر عند الحاجة.
38. استئذان الطلاب
سجل يوثق حالات استئذان الطلاب أثناء اليوم الدراسي، مع بيان السبب، ووقت الخروج، واسم المستلم، واعتماد الإدارة المدرسية.
39. التواصل مع أولياء الأمور واستطلاعات الرأي
ملف يتضمن سجلات التواصل مع أولياء الأمور، ونتائج استطلاعات الرأي، وتحليل الملاحظات، والإجراءات التحسينية المبنية عليها.
40. مجالس أولياء الأمور
ملف يوثق تشكيل مجالس أولياء الأمور، ومحاضر الاجتماعات، والتوصيات، والمبادرات المشتركة، وأثر المجلس في دعم العملية التعليمية.
سابعًا: ملفات التحصيل الدراسي وتقويم الأداء
تسهم هذه الملفات في متابعة نواتج التعلم، وتحليل الأداء الأكاديمي، ودعم التحسين المستمر في الممارسات التعليمية.41. ملف التحصيل الدراسي وعينة من الأنشطة الصفية للمتعلمين
ملف يتضمن نتائج المتعلمين، وتحليل مستويات التحصيل، ونماذج من الأنشطة الصفية، وأعمال الطلاب، وخطط الدعم والإثراء.
42. نتائج الاختبارات الوطنية
ملف يتضمن نتائج الاختبارات الوطنية، وتحليل المؤشرات، ومقارنة الأداء، وتحديد الفجوات، وخطط تحسين نواتج التعلم.
43. إنجاز المتعلمين ومتابعة أدائهم
ملف يوثق إنجازات المتعلمين الأكاديمية والمهارية والسلوكية، ويتضمن سجلات المتابعة الفردية، وخطط الدعم، وشواهد التحسن.
44. التقويم الذاتي
ملف يتضمن أدوات التقويم الذاتي للمدرسة، ونتائج التحليل، ومجالات القوة، وفرص التحسين، وخطط التطوير المبنية على النتائج.
ثامنًا: ملفات الصحة والسلامة والمرافق
تختص هذه الملفات بتوفير بيئة مدرسية آمنة وصحية، ومتابعة جاهزية المباني والمرافق والتجهيزات.45. الموجه الصحي
ملف يتضمن مهام الموجه الصحي، والبرامج الصحية، وسجلات الحالات الصحية، والتوعية، والتواصل مع الجهات الصحية ذات العلاقة.
46. الصيانة
سجل يوثق طلبات الصيانة، والأعطال، وتواريخ البلاغات، والإجراءات المنفذة، والجهات المسؤولة، وحالة الإغلاق والمتابعة.
47. لجنة الأمن والسلامة
ملف يتضمن تشكيل لجنة الأمن والسلامة، وخطط الإخلاء، ومحاضر الاجتماعات، وتقارير الجولات، ومعالجات المخاطر، وشواهد التدريب.
48. شهادة الأمن والسلامة
ملف يحتفظ بنسخ شهادات وتقارير الأمن والسلامة المعتمدة، ونتائج الفحص، ومتطلبات التجديد، والإجراءات التصحيحية المرتبطة بها.
تاسعًا: ملفات التميز والجودة والشراكة
تركز هذه الملفات على تعزيز الأداء المؤسسي، وتوثيق المبادرات النوعية، وبناء علاقات فاعلة مع المجتمع.49. لجنة التميز المدرسي
ملف يتضمن تشكيل اللجنة، وخطط التميز، ومؤشرات الأداء، والمبادرات النوعية، وملفات الترشيح، وشواهد الإنجاز.
50. الشراكة المجتمعية
ملف يوثق الشراكات مع مؤسسات المجتمع، ومجالات التعاون، والاتفاقيات، والمبادرات المشتركة، وأثرها في دعم المدرسة.
51. ملف التقارير
ملف مركزي يتضمن التقارير الإدارية والتعليمية الدورية، وتقارير الإنجاز، وتقارير الزيارات، وتقارير البرامج واللجان.
عاشرًا: ملفات الإشراف المدرسي والتنظيم اليومي
تعنى هذه الملفات بتنظيم اليوم الدراسي، وضمان انسيابية العمل، ومتابعة تنفيذ المسؤوليات اليومية.52. الإشراف اليومي والمناوبة
سجل يتضمن جداول الإشراف والمناوبة، ومواقع المناوبين، ومهامهم، وملاحظات اليوم الدراسي، والإجراءات المتخذة لمعالجة المواقف الطارئة.
إرشادات تنظيمية عامة لحفظ الملفات والسجلات
لضمان فاعلية استخدام الملفات والسجلات، يراعى تنظيمها وفق ضوابط إدارية واضحة تشمل ما يلي:
1.تخصيص ملف مستقل لكل مجال من المجالات الرئيسة أو الفرعية وفق حاجة المدرسة.
2.ترتيب الوثائق داخل كل ملف زمنيًا أو موضوعيًا بما يسهل الرجوع إليها.
3.تضمين الفهارس الداخلية والنماذج المعتمدة لكل ملف.
4.تحديث البيانات والسجلات بشكل دوري وفق المستجدات.
5.توثيق الشواهد الداعمة لكل إجراء أو برنامج أو اجتماع.
6.تحديد المسؤول عن كل ملف وآلية المتابعة والاعتماد.
7.حفظ النسخ الورقية والإلكترونية وفق سياسات الحفظ المعتمدة.
8.مراجعة الملفات قبل عمليات التقويم أو الزيارات الإشرافية لضمان اكتمالها ودقتها.
تمثل هذه الملفات والسجلات مرجعًا تنظيميًا وإجرائيًا مهمًا لإدارة المدرسة، إذ تسهم في ضبط العمل المؤسسي، وتوثيق الأداء، وتحسين جودة العمليات التعليمية والإدارية، وتعزيز الجاهزية للمتابعة والتقويم والتطوير المستمر في مدارس التعليم العام الأهلي والحكومي.
تعليقات
إرسال تعليق